Services Syndic

C’est dans une démarche volontaire de production d’un service de grande qualité que A.I.A SYNDIC a été créée.
A l’heure du grand regroupement des cabinets de gestion immobilière, réduisant considérablement le choix et la mise en concurrence, la société A.I.A se propose d’offrir aux copropriétaires une solution alternative de gestion.
 
S’entourant des services de professionnels issus des cabinets les plus performants, A.I.A s’est imposée une véritable stratégie de différenciation qui se résume en une seule phrase :
 
«  La puissance logistique des plus grands au service d’un cabinet indépendant ».
 
Notre outil est notre logistique, notre fer de lance l’indépendance, notre atout la ressource humaine, notre exigence la qualité, quatre bonnes raisons pour confier l’administration de votre Copropriété à la société A.I.A.
 
  1. LA LOGISTIQUE A.I.A, DES PROCEDURES DE TRAVAIL ETUDIEES, ECRITES ET CONTROLEES  
Notre métier  fait appel à de multiples compétences, et seule l’alliance de plusieurs d’entre elles peut apporter aux copropriétaires un service de qualité.
En tant que généraliste de la copropriété, le syndic se doit d’être à la fois juriste, comptable et technicien du bâtiment.
A.I.A a donc décidé de créer des procédures de travail écrites pour chaque étape de la gestion de votre copropriété. Ce « process » de travail permet à chaque intervenant de la société d’apporter à nos clients la meilleure réponse possible à une situation active. 
 
  1. Sur le plan juridique 
Contrairement aux idées reçues, rédiger une convocation d’assemblée ne consiste pas à poser une série de questions et établir un procès-verbal n’est pas faire le compte rendu de la séance. 
Chaque mot utilisé dans ces documents n’est qu’une réponse à des exigences légales et réglementaires de plus en plus complexes et pesantes. La moindre erreur peut conduire la copropriété à des dépenses superfétatoires et même parfois frustratoires.
Il en est de même pour le traitement des mutations, des sinistres, des actions en recouvrement de charges etc.
Pour éluder les pièges, toutes les situations possibles sont pré-écrites sous forme de documents matriciels rédigés par des praticiens du droit de la Copropriété en collaboration avec des avocats spécialisés.
 
  1. Sur le plan comptable  (outil informatique)
Nos comptables Syndic sont régulièrement contrôlés et formés par des experts comptables et un personnel d’encadrement hautement qualifié.
A.I.A. a investi dans un puissant système informatique utilisé le plus souvent par des sociétés d’administration de biens d’importance nationale permettant l’édition de documents comptables facilement lisibles pour les copropriétaires.
Ce logiciel d’une fiabilité incomparable n’a pas été choisi au hasard puisque sa souplesse permet d’adapter son utilisation aux différentes demandes des copropriétés.
 
  1. Sur le plan technique
Même si A.I.A. permet à tous ses clients de choisir eux-mêmes leurs interlocuteurs, son devoir de conseil lui impose de proposer des entreprises fiables, de qualité, et disponibles à chaque instant.
Exigeante pour elle-même, A.I.A. l’est aussi vis-à-vis des prestataires intervenant sur les copropriétés.
Tout fournisseur dérogeant aux conditions essentielles à la bonne marche de la copropriété  (respect des délais, qualité de la prestation, disponibilité) ne sera plus consulté.
 
  1. Sur le plan opérationnel
Gérer étant prévoir, les instants essentiels de la vie de votre Copropriété sont programmés par votre gestionnaire, conformément aux procédures de travail écrites par A.I.A. Ce planning est arrêté en début de chaque année civile et visé par la direction.
Son bon déroulement fait l’objet de contrôles périodiques.
Un responsable qualité est à votre disposition en cas de mécontentement. Cette personne a pour mission d’améliorer le service et d’apporter les correctifs nécessaires aux dysfonctionnements identifiés.
 
  1. NOTRE INDEPENDANCE     
Notre totale indépendance s’affiche tant vis-à-vis des intervenants sur les résidences que nous gérons, que de nos clients, de nos tarifications et de la pratique du métier.
 
La quantité étant généralement l’ennemie de la qualité, le but d’A.I.A.,  est de ne gérer qu’un nombre restreint de copropriétés mais suffisant pour maintenir un équilibre financier certain.
L’expérience nous a effectivement montré les limites évidentes d’un système dans lequel les gestionnaires se retrouvent à la tête d’un important patrimoine à gérer.
Le Syndic A.I.A est donc amené à ne pas répondre favorablement à toutes les demandes d’administration.
 
  1. LA RESSOURCE HUMAINE
Pour A.I.A, une bonne logistique n’est pas un élément suffisant à l’aboutissement d’un travail de qualité.
La ressource humaine est essentielle dans la mise en œuvre des « process » de travail. Ainsi, la plus grande richesse de notre société reste celle des Hommes qui y sont employés.
 
Choisis avant tout pour leur expérience et leur formation,  ils sont la meilleure garantie d’une bonne prise en charge de notre clientèle.
A.I.A exige de ses gestionnaires au moins 10 années d’expérience professionnelle, de ses cadres comptables un diplôme supérieur de comptabilité, de ses assistantes une expérience solide du secrétariat Syndic.
 
La routine étant l’ennemi du progrès, tous sont astreints à suivre des formations.
 
  1. UNE DEMARCHE QUALITE
La volonté de notre société est de s’inscrire au quotidien dans une démarche de qualité.
La qualité se résumant pour nous  en trois axes :
 
  • Le contrôle régulier de l’application des « process » de travail »
  • La traçabilité des évènements
  • La disponibilité de nos collaborateurs
  • L’écoute permanente de nos clients
 
Notre  démarche qualité se traduit aussi par un véritable engagement vis-à-vis de nos clients.
Pour notre société, il ne s’agit pas de faire adopter nos méthodes par nos clients, mais d’étudier avec eux les meilleurs moyens de répondre à leurs motivations.
Notre totale indépendance nous autorise à afficher une grande souplesse de gestion, ce qui nous permet de nous adapter à chaque copropriété en offrant un service personnalisé de qualité dans lequel nous nous engageons :
 
  • A protéger les intérêts de tous les copropriétaires par une stricte application de la loi sur la copropriété et à ne pas céder aux demandes visant à y faire échec.
  • A une grande stabilité des interlocuteurs (tous sont intéressés à la bonne marche de la société).
  • A nous adapter aux besoins de la copropriété par une étroite collaboration avec les membres du Conseil Syndical.
  • A répondre à tout courrier
  • A rappeler systématiquement toute personne nous ayant sollicité et ce dans les 48 heures.
  • A afficher une totale transparence en donnant accès, à tout moment et sur simple demande, aux documents intéressant le Syndicat.
  • A rendre possible le contrôle des intervenants in situ,  par la mise en place de procédures de travail permettant une parfaite traçabilité des événements (tout ordre de service est donné par écrit et classé dans un registre à la disposition du Conseil Syndical.).
  • A contrôler l’évolution du montant des charges de votre copropriété par une renégociation annuelle de tous les contrats, en accompagnant celle-ci d’un rapport annuel notifié à tous les copropriétaires en même temps que l’ordre du jour de chaque assemblée.
  • A établir tous les trois ans un bilan technique sur l’état des bâtiments et des équipements communs. Faire un rapport,  chiffrer des travaux qui pourraient être nécessaires et le transmettre aux copropriétaires.
  • A la mise à disposition, pour les conseillers syndicaux, d’un vrai service d’urgence (hors heures ouvrables, week-end et jours fériés) fonctionnant dans les conditions du contrat de syndic joint à la convocation d’assemblée.
  • A l’insertion et à la signature d’une annexe 2 au contrat de syndic, reprenant les engagements et dispositions supplémentaires définis avec les représentants du conseil syndical lors de l’établissement de la proposition de syndic.
 
Un responsable qualité est à la disposition de tous les clients.
 
Son rôle est de prendre en compte la réclamation, d’analyser son bien-fondé et de mettre en œuvre dans les meilleurs délais les actions correctives nécessaires et utiles.
 
La gestion immobilière doit contribuer à l’élaboration d’un cadre de vie meilleur, le votre, en apportant bien être et sécurité à chacun.
 

C’est ce qu’A.I.A se propose de vous apporter, par l’alliance de vos besoins et de nos devoirs…